Dirección del Trabajo actualiza las instrucciones para solicitar autorización para centralizar la documentación laboral
Santiago de Chile, 18 de marzo 2024
El Servicio modificó el procedimiento que deben realizar empresas que tengan trabajadores desempeñando sus funciones en más de un lugar, establecimiento o sucursal.
A través de la Orden de Servicio Nº2000-6/2024, la Dirección del Trabajo (DT) actualizó las instrucciones para la tramitación de solicitudes de autorización para centralizar la documentación laboral y previsional en esos casos.
Procedimiento para solicitar autorización
Las autoridades facultadas para para procesar las solicitudes de centralización de la documentación laboral y previsional, ya sean presentadas vía presencial o web, son:
Jefe/a de Departamento de Inspección, cuando las faenas o puestos de trabajo estén distribuidos en más de una región.
Director/a Regional del Trabajo, cuando las faenas o puestos de trabajo estén en una sola región, pero en jurisdicciones de dos o más Inspecciones del Trabajo.
Inspector/a Provincial/Comunal del Trabajo, cuando las faenas o puestos de trabajo estén ubicados en la misma jurisdicción.
Presentación de solicitudes
a) Presencial: Se debe presentar la declaración jurada del formulario F-43 ante la oficina de la DT que corresponda -o a través de las casillas de correo electrónico disponible en cada dependencia- acompañado del comprobante de pago de $5.000 a la cuenta del Banco del Estado de la DT.
b) Vía web a través del portal MiDT: Ingresando con usuario y clave, siguiendo las instrucciones que dispone el Servicio. En esta modalidad el trámite no tiene costo.
Una vez recepcionada la solicitud de autorización de centralización, el Servicio deberá ingresarla al Sistema de Gestión Documental “Gesdoc” para remitirla a la jefatura correspondiente.
Condiciones para la autorización de las solicitudes de centralización:
a) Individualización clara y precisa de las direcciones, faenas o lugares de trabajo a centralizar. Cuando no sea posible indicar una ubicación exacta, se debe consignar nombre de la obra y la ubicación geográfica lo más detalladamente posible. En caso de faenas transitorias, se debe especificar su plazo de duración.
Si la solicitud comprende un total de más de 10 direcciones, faenas o lugares de trabajo, el solicitante deberá adjuntar en su presentación digital un archivo Word o PDF con la individualización de todos los lugares, en el formato de la sección VII del Formulario F-43:
b) Determinación clara del lugar para mantener centralizada la documentación original, que puede ser una dependencia donde la empresa desarrolla su actividad económica, donde tenga la administración o que pertenezca a un tercero, externo a la empresa.
c) Que el empleador solicitante tenga registrado un correo electrónico en la Dirección del Trabajo, siendo esa casilla la única forma válida para efectuar notificaciones, citaciones y comunicaciones legales de parte del Servicio.
d) Individualización de el o los responsables de representar al empleador, según lo establece al artículo 4º del Código del Trabajo.
e) Ofrecimiento para mantener copias de la documentación laboral y previsional en los lugares de trabajo.
f) Indicación de la forma en que se lleva el registro para controlar la asistencia y las horas de trabajo, en los términos que estipula el artículo 33 del Código del Trabajo.
g) Cumplimiento de la obligación de mantener actualizado el Registro Electrónico Laboral.
Observaciones y rechazo de la solicitud
En caso de que no se cumplan con las condiciones descritas, el Servicio lo informará al correo electrónico indicado en el formulario. El solicitante tendrá 5 días hábiles, contados desde el tercer día hábil desde la fecha de emisión del referido correo, para acreditar el cumplimiento de las condiciones observadas, o se rechazará la solicitud.
Plazo
Las solicitudes de centralización de la documentación laboral y previsional deberán resolverse en un plazo no superior a 30 días hábiles, desde la fecha de presentación de la solicitud. Mientras se encuentre pendiente la resolución, no será exigible mantener toda la documentación laboral y previsional en las direcciones, faenas o lugares de trabajo objeto de la solicitud.
La resolución que autoriza la centralización de documentación podrá ser revocada cuando se detectase que alguna de las circunstancias declaradas por el empleador no sea efectiva, o sufran alteraciones que modifiquen los requisitos que permitieron otorgar la referida autorización.
Consideraciones especiales una vez autorizada la centralización documental
Mantener copia de la Resolución de Centralización en cada lugar de trabajo, con el objeto de ser exhibida al fiscalizador en caso de algún procedimiento inspectivo.
Mantener copia de la documentación laboral actualizada y legible. En caso de incumplimiento, el empleador se expone a revocación de la autorización y eventuales multas.
La resolución que autoriza la centralización es siempre condicional, de manera que frente al incumplimiento de requisitos y criterios de la Dirección del Trabajo, esta podría ser revocada.
Incidencia en la fiscalización
En la preparación de la fiscalización, el fiscalizador deberá verificar si existe resolución que autorice la centralización documental.
En la visita a terreno, el fiscalizador deberá verificar si existe resolución de centralización y si se estableció la mantención de fotocopias o acceso a copias digitalizadas de la documentación.
El fiscalizador podrá sancionar el no mantener o no presentar las fotocopias de la documentación o dificultar u obstaculizar el acceso a dichas copias digitales.
Vigencia de la resolución
De aprobarse, la Dirección del Trabajo enviará la Resolución que autoriza la Centralización de la Documentación laboral y previsional al correo registrado en el formulario, la que tendrá duración de un año desde la fecha de notificación.
